Een factuur protesteren doe je best volgens de regels van de kunst.
Als een discussie over een factuur aan een handelsrechtbank wordt voorgelegd,
is dat één van de eerste dingen die zullen worden onderzocht.
Zeven tips voor het correct protesteren van een factuur:

  1. Reageer als de prestatie van de leveranciers niet conform zijn.
    Als een leverancier de afgesproken prestaties (leveren van goederen of diensten) niet uitvoert zoals overeengekomen,
    protesteer dan meteen, ook al heb je nog geen factuur ontvangen.
    Dat mag telefonisch, maar bevestig je bezwaren toch ook nog steeds per mail.
    Als het over ernstige fouten of tekortkomingen gaat, kan een aangetekende brief aangewezen zijn.
  2. Protesteer factuur zo snel mogelijk.
    Wacht geen weken vooraleer een factuur te protesteren.
    Doe dit, zodra duidelijk is dat je niet akkoord kan gaan met de inhoud van de factuur, en dus ook niet zult betalen.
    Een termijn van een week om een factuur te protesteren wordt als 'redelijk' beschouwd, als het niet over ingewikkelde prestaties gaat.
  3. Protesteer per aangetekend schrijven.
    Bij ontvangst van een factuur waarmee men niet akkoord is, zal men meestal eerst telefonisch contact opnemen.
    Als het om een foutieve facturatie gaat, kan dit voldoende zijn om een en ander te corrigeren.
    Het is zeker een aanrader nog even per mail te bevestigen wat telefonisch werd overeengekomen.
    Gaat het echter om méér dan een vergissing in de facturatie, dan is het formeel protesteren per aangetekende brief mét bewijs van verzending een must.
  4. Motiveer je protest.
    Geef in al je contacten met je leverancier over de geprotesteerde factuur steeds duidelijk aan waarom je de factuur niet zult betalen.
    Doe dit zeker ook als je een aangetekend schrijven verstuurt.
    Hou wel een slag om de arm: geef aan dat de opgesomde bezwaren mogelijkerwijs niet volledig zijn en er later nog andere redenen
    kunnen naar boven komen waarom je de factuur protesteert.
  5. Protesteer eventueel ook de algemene factuurvoorwaarden.
    Zie je de algemene voorwaarden van je leverancier voor het eerst op de geprotesteerde factuur?
    Neem deze dan mee op in je 'protest' zodat de leverancier er zich later niet alsnog op kan beroepen om
    je bijv. nalatigheidsintresten aan te rekenen.
  6. Protesteer ook een aanmaning.
    Ontvang je een aanmaning voor een onbetaalde factuur, ook al heb je deze geprotesteerd?
    Reageer daar dan zeker ook op, op dezelfde wijze als op de factuur.
    Voeg een kopie van het factuurprotest toe én vermeld dat dit protest ook geldt voor alle nog volgende aanmaningen.
    Zo vermijd je dat je telkens opnieuw hierop moet reageren.
  7. Betaal het gedeelte van de factuur waarmee je wel akkoord bent.
    Is niet de hele factuur van je leverancier foutief, maar slechts een gedeelte?
    Dan getuigt het van goede wil om enkel het foutieve deel te protesteren en het 'juiste' factuurgedeelte op de gewone vervaldatum te betalen.
    Vaak eindigt de discussie met je leverancier daar al. Vraag wel steeds een credit nota voor het onbetaalde gedeelte.

Annette Vanden Berghe
0479/950.837

Clicky