Twintig zaken die u zeker moet weten over verkoopfacturen
0479/950.837
- In B2B relaties bent u quasi altijd verplicht om een factuur op te maken
- De factuur heeft bovendien een bewijsfunctie, zorgt voor een volledige boekhouding en kan gebruikt worden als zekerheidsmiddel (garantie).
- Facturen moeten tijdig worden uitgereikt, uiterlijk de 15de dag van de maand waarin de btw opeisbaar wordt.
- U moet uw facturen en btw documenten bewaren en dit in principe gedurende minstens 7 jaar in originele of elektronische vorm.
- Indien uw zaak in Vlaanderen gevestigd is dan moeten uw facturen in het Nederlands opgesteld worden.
- Van elke factuur moet u steeds een dubbel opmaken.
- U kan ook elektronisch factureren op voorwaarde dat uw klant hiermee instemt en de authenticiteit (identiteit leverancier ) integriteit (ongewijzigde inhoud) en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd wordt.
- Offertes en bestelbonnen zijn bepalend voor wat u mag factureren
- U moet verplicht een aantal vermeldingen opnemen in uw factuur en eventuele creditnota's. Zorg ook voor sluitende factuurvoorwaarden, best op de achterzijde van de factuur vermeld. Belangrijke algemene voorwaarden worden best kort op de voorzijde vermeld.
- U moet instaan voor de bewaring/archivering van uw facturen
- In B2B relaties geldt de niet-geprotesteerde factuur als bewijs dat de leveringen hebben plaat gevonden.
- Facturen die niet geprotesteerd worden binnen korte termijn kunnen nadien niet meer betwist worden.
- Let op bij het ondertekenen van facturen, zeker als er nog niet betaald is. De ondertekening kan immers gezien worden als bewijs van betaling.
- U mag geen kosten aanrekenen voor de opmaak van facturen die u verplicht moet opmaken en uitreiken
- Let op voor eventueel valse facturen, verifieer ook of het rekeningnummer wel correct is.
- U kan korting toestaan bij contante betaling. De klant mag dit zelf niet afhouden, indien er hierover geen akkoord is. Er gelden voortaan wel strengere regels die cashbetalingen in bepaalde gevallen verbieden.
- Leg betaaltermijnen, intresten en eventuele schadevergoedingen duidelijk vast in uw voorwaarden.
- Probeer betalingsachterstand bij uw klanten te voorkomen. Volg wanbetaling intens op en laat het niet aanslepen, zorg voor een passende invordering van niet-betaalde facturen.
- U kan de vordering die aan de basis ligt van uw factuur in principe opeisen tot 10 jaar na datum. Ten aanzien van een consument is dat vaak slechts één jaar.
- Vermijd ongewenste voorvallen met facturen. Betaal geen facturen voor zaken die u niet besteld heeft. Een aanvraag per mail voor een interventie geldt als een bestelling van prestaties.
0479/950.837
